Tops

מערכת התיירות המובילה בישראל

פתרון מקיף ואוניברסאלי לסיטונאים/קמעונאים בתחום התיירות

מערכת מכילה עושר פונקציונאלי רב ונוחה וגמישה לצרכי הלקוח

שירות ותמיכה מהיר,אדיב ומקצועי מצוות מומחה ומנוסה

30 שנה של מצויינות

מערכת TOPS הינה מערכת ה- ERP של עולם התיירות.
המערכת כוללת פתרון מקיף לניהול האופרציה של ארגון תיירות.
TOPS הינה חבילת תוכנה פרי פיתוחה של חברת קו מערכות. התוכנה מיושמת מזה כ- 30 שנה בארגוני תיירות המובילים בישראל.

חבילת התוכנה כוללת עושר פונקציונאלי רב ונועדה לתת פתרון מקיף, מקצועי לארגוני תיירות נכנסת ויוצאת העוסקים במתן פתרונות F.I.T, טיולים מאורגנים, חבילות ושירותי קרקע.

המערכת פועלת בצורה אינטגרטיבית מלאה עם מערכת קו פיננסית מבית קו מערכות בצורה מקוונת וללא ממשקים.

המערכת מאפשרת לגורמי החברה השונים לבצע פעילויות מכירה, בניית "מוצרי" וחבילות, תמחורן, בדיקת רווחיות ופעילויות נוספות בצורה ידידותית וקלה למשתמש.

המערכת מבוססת על טכנולוגית WEB וממשק למשתמש ב- JAVA ידידותי, גמיש וקל לתפעול.

TOPS כוללת מנגנון לניהול פרמטרים המאפשרים הגדרה גמישה של תהליכים ותנאים המותאמים לתהליכים ותנאי הסחר של הארגון.

המערכת מבוססת על חבילת תוכנה מקיפה ועשירה הניתנת להתאמה מהירה לצרכי הלקוח.

המערכת כוללת פתרון לניהול אתרים ל:
סוכנים – מיועד לביצוע, עדכון והצגת הזמנות. האתר כולל מנגנון חיפושים לבתי מלון ושירותים נוספים כולל תמונות ומפות.

ציבור – מיועד לשיווק ומכירת מוצרי תיירות לציבור.

ספקים – מיועד לספקים ובתי מלון ומשמש לעדכון מלאים של חדרים לפי תאריכים. המערכת כוללת מנגנוני תקשורת אוטומטים בין החברה,לקוחות וספקי החברה.

TOPS כוללת ממשקים לספקי שירותים כגון: בתי מלון, טיסות,

יתרונות יחודיים למערכת תיירות TOPS

מה מציעה מערכת TOPS, ואיזה מודולים היא כוללת?

"מערכת TOPS הינה מערכת ERP ארגונית לתיירות סיטונאית. ופועלת בסביבה אינטרנטית מתקדמת (Web). המערכת כוללת מספר מודולים לרבות: מערכת פיננסית, מערכת FIT, ניהול חבילות נופש ושיט, טיולים מאורגנים.

בנוסף TOPS מציעה אתרי אינטרנט מסחריים B2B לסוכני נסיעות שהוא מן המתקדמים ביותר בענף המאפשר לכל סוכני הנסיעות להזמין את מגוון שירותי החברה ישירות מאתר האינטרנט, ההזמנה נקלטת במערכת און ליין ללא צורך בהרמת טלפון או מילוי טפסים ידני. בנוסף קיימת מערכת B2C לציבור הרחב לביצוע הזמנות, כולל סליקת כרטיס אשראי און ליין"

כיצד נעשה הקשר עם ספקי בתי מלון בחו"ל?

"מערכת TOPS מקושרת לספקים הגדולים בעולם בעזרת טכנולוגיית XML, בזמן ביצוע החיפוש במערכת, נשלחים ממשקי XML לספקים השונים כגון: Tourico ,Gulliver, Kuoni ,Miki ,Travco

במערכת TOPS קיימת בינה מלאכותית אשר מאשרת לסנן את התשובות המתקבלות ולהציגם לפי פרמטרים שונים, סטטוסים, מחירים, רמות מוצרים ועוד".

היכן יושמה מערכת TOPS בשנה האחרונה?

"בשנה האחרונה קו מערכות העמיקה את שליטתה אצל סיטונאי התיירות בארץ, וצירפה לשירותיה שלושה לקוחות חדשים. דיזנהויז סיטונאות – סיימו להטמיע את המערכת הפיננסית בחברה, מערכת F.I.T וחבילות, וכן אתר אינטרנט מסחרי לסוכני נסיעות.

בימים אלו החברה נמצאת בשלבים מתקדמים של הטמעת מודול הטיולים המאורגנים אשר ישדרג את רמת השליטה והבקרה בארגון. חברת אופיר טורס – נמצאת בשלביי הטמעה מתקדמים של המערכת ושוקדת בימים אלו להרחיב את הפתרון לתחומים נוספים בארגון.

תיאור המודולים הכלולים במערכת תיירות

מודול FIT

מודל FIT הינו מודול לניהול הזמנות לשירותים שונים לתיירות יוצאת,תיירות נכנסת ופנים.

המערכת כוללת הגדרת חבילות דינאמיות המבוססות על תשתית נתונים רחבה המוגדרת במערכת.

המערכת כוללת פתרון לניהול ומכירת מוצרי תיירות, ניהול האופרציה – Back Office המשמש גם לניהול אתרי האינטרנט:

  • B2B – לסוכנים
  • B2C – ללקוח הסופי
  • אתרי White Label
  • אתרי ספקים – (המאפשרים לספק לנהל הקצאות בבסיס הנתונים של הלקוח, התחברות ועדכון אפשריים ברמת ההרשאה).

המודול כולל תקשורות ותהליכים אוטומטיים בין הספקים, הסוכנים וה- Back Office של החברה.

המודול תומך בכל שלבי הפעילות של מכירת שירותי תיירות,החל מקבלת הזמנת על ידי הלקוח ועד שלב סגירת התחשבנות (רווח והפסד).

מודול הספקים כולל את נתוני התשתיות אודות הספקים ותהליכי העבודה לפי סוג הספק. 

המערכת כוללת פתרון לעבודה מול ספקי XML  וספקים מקומיים. 

  • פרטים כלליים כגון: כתובות, מדיניות ביטול ,שיוך כרטיסי הנה"ח.
  • מחירוני על- כלי המאפשר ניהול MARK-UP  שונה מברירת המחדל במערכת ברמת ספק. הכלי מבוסס על הזנת דפי מחיר.
  • הגדרת קודים עבור הספקים לשימוש באתר הספקים.
  • ניהול וקליטת מחירוני ספק – הגדרה ברמת ספק של מבנה הקובץ של המחירונים מהספק ,  מיקום  שדות, טבלאות המרה.
  • מנגנון לבדיקת המחירונים וקליטתם.
  • מודול לבדיקת חשבוניות ספקים – בדיקת חשבוניות הספק ברמת הזמנה ומבצעים
  • הוראת תשלום לספק, כולל עדכון מערכת הנה"ח. 

ספקי XML – תהליך עבודה

תקשורת XML מביאה את כל הנתונים (מחיר, סטאטוס, הערות של הספק) בזמן אמת.ספק XML צריך להיות מוגדר במערכת. הנתונים מועברים באמצעות טבלאות ההמרה (cross tables).

  1. ההזמנה נשלחת לספק בצורת בקשה .xml request
  2. חוזרת תשובה מהספק בזמן אמת xml response.3. במידה וחזר סטאטוס של אישור, נשלחת הודעה ללקוח.

במידה וחזר סטאטוס request, תוכנית דגימה בודקת את הסטאטוס אצל הספק,ברגע שהסטאטוס אצל הספק משתנה, תוכנית מחזירה תשובה למערכת,מעדכנת את הסטאטוס החדש, במקרה של אישור נשלחת הודעה ללקוח,במקרה של  ) SO (Sold Out, התשובה לא תשלח באופן אוטומטי,  נדרשת שליחה יזומה ע"י פקיד .Back Office

ניהול ספקים מקומיים – תהליך עבודה

  1. מזינים את מחירוני הספק למערכת.
  2. כמו כן, מזינים את הקצאות למוצרים שונים למערכת ו/או הספק עצמו מנהל את ההקצאה דרך אפליקציית WEB: Suppliers Inventory System במידה וספק מנהל את ההקצאות באופן עצמאי, צריכה להיות מוגדרת הרשאה בהגדרת הספק במערכת (כולל סוגי מוצרים שניתן לנהל), חייב להיות מוזן קוד כניסה לספק ומחירון במערכת.
  3. הזמנה נשלחת לספק דרך התקשורת שנקבעה בהגדרת הספק.התקשורת לספק מקומי יכולה להיות בצורה של אי-מייל, HTML, URL או פקס .תקשורות HTML ו- URL מאפשרות עדכון סטטוס אוטומטי בעת קבלת תשובה מהספק.
  4. בעקבות עדכון סטאטוס של אישור, נשלחת הודעה ללקוח. במידה ומתעדכן סטאטוס ) SO (sold out, התשובה לא תשלח באופן אוטומטי,  נדרשת שליחה יזומה ע"י פקיד .back office

ניהול תשתית נתונים על בית המלון

  • שם
  • כתובות
  • חדרים
  • Facilities
  • אנשי קשר
  • תיאור המלון
  • מיקום מלון 

קיימת פונקציה המאפשרת פתיחת מלון אוטומטית מתוך טבלאות ההמרה של ספקי XML. הפתיחה מתבצעת באמצעות שאילתת תקשורת שמביאה נתונים  מתוך המערכת של הספק בזמן אמת ומעדכנת אותם במערכת TOPS. התהליך דורש את האישור הסופי של המשתמש (פעולת השמירה) ומתן קוד מלון ע"י המשתמש. 

כמו כן, ניתן לעדכן תמונות למלון ולהפעיל את Google map.

ניתן לרענן את בסיס הנתונים של בתי המלון (כלומר, פרטי המלון, תמונות, קואורדינטות) באופן גורף מול ספק XML מסוים. ניתן להוריד מ- הספק את מאגר בתי המלון בשפות שונות, לפי ההרשאה ש- שהספק נותן ללקוח. 

  • הגדרת סידורי חדרים בבתי המלון – הגדרת סוגי חדרים כללים או מיוחדים עבור בתי מלון מסוימים.
  • מחירונים לבתי מלון (עבור ספקים מקומיים בלבד) – המחירונים מנוהלים בצורת דפים ברמת מלון וספק. בכל דף מגדירים תנאים כללים: לקוחות, מטבע, סוג חדר, סוג ארוחה, ימים לסוף שבוע, פרטי ביטול, condition תנאים מיוחדים שהמחירון תקף בהם בלבד, תאריכי תוקף ומחירים (מחירי ברוטו ונטו לאמצע וסוף שבוע). תוספות עבור ארוחות, סוגי חדרים, תוספות עבור שירותים נוספים במלון. בנוסף, בדף המחיר ניתן לעדכן פרטי ביטול.
  • הגדרת תנאים עבור המחירונים – הגדרת טבלת תנאים (Conditions) עבור המחירונים. לכל תנאי מגדירים מס' לילות מינימלי ומרבי, מס' לילות בחינם, וימי כניסה.
  • העלאת מחירים בצורה גורפת – קיימת אפשרות להעלאת מחירים של בתי מלון לפי חתך של תאריכים ושל ספקים.
  • נעילת תאריכים לביצוע הזמנות ברמת בית מלון וספק – אפשרות לחסימת ביצוע הזמנות לתאריכים מסוימים לבית מלון וספק מסוים .
  • עדכון מהיר של דפי מחיר עבור בתי מלון – ניתן לעדכן את הנתונים בדפי המחיר, שאינם קשורים למחיר: סוג ארוחה, פרטי ביטול, עדיפות – בצורה גורפת.

ניהול הקצאות

הגדרת הקצאות – המערכת תומכת בשני סוגי הקצאות: ALLOTMENT, FREE SALE. הקצאות – מושג ב- FIT המגדיר את הסטאטוס של אישור מיידי. 

1. Free sale – הקצאה שמחייבת את השליחה המיידית של ההזמנה לספק.

2. Allotment – הקצאה של בנק חדרים שמקבלים מהספק ולא מדווחים לספק על מכירה רק בימי השחרור.

במנגנון ההקצאות אנו מגדירים  את פרטי שחרור החדרים. המודול כולל  שאילתת הקצאות. שאילתא המציגה מס' מקומות שהוגדרו לכל מלון וספק לפי חתך של תאריכים.

מנגנון לשחרור חדרים

  • מנגנון לשחרור חדרים ברמת תאריך, ספק ומלון .
  • דוח ניצול  החדרים הנשלח לספק.
  • דוחות הקצאות – דוחות ברמת פירוט וריכוז של מס' המקומות שהוקצו ונוצלו לכל בית מלון ברמת ספק ותאריך.

מודל הזמנת שירותי תיירות

מודול לניהול (פתיחה / עדכון / ביטול /שאילתא ) הזמנות.

מודול זה מטפל בהזמנת שירותים הוצאת תקשורות לסוכנים ולספקים, הדפסת מסמכים, הצגת התחשבנות עם הלקוח והספקים בגין אותה הזמנה.

  • שאילתא לאיתור הזמנה לפי שם לקוח
  • תורים לבקרה ומעקב אחר הזמנות
  • מנגנון המציג הזמנות שבתהליך לפי חתכים שונים ,ומאפשר כניסה ישירה לאותן הזמנות.
  • תורים לטיפול בהזמנות לפי סטטוסים שונים לדוגמא כל ההזמנות שב Sold Out, הזמנות ב Request וכו'.
  • מנגנונים לשליחה הודעה גורפת לקבוצת דוקטים לפי חתכים שונים כגון: סוכנים,ספקים וכו'
  • בניית חשבוניות עבור הזמנות שבוצעו – עדכון מערכת הנהלת חשבונות בפרטי החשבונית

אתר הזמנות לסוכנים- B2B

האתר מיועד לסוכנים ומאפשר ביצוע ועדכון הזמנות

  • באתר ניתן לבצע חיפושים למוצרים כגון: חבילות דינאמיות, השכרת רכב, בתי מלון ולברר פרטים אודותם כולל תמונות ומפות
  • האתר מאפשר שאילתא לחיפוש הזמנות קיימות.
  • ההזמנות הקיימות ניתנות לתצוגה, עדכון, ביטול, הוצאת שוברים ע"פ הרשאה מוגדרת במערכת ברמת פקיד
  • קיים מנגנון (Daily News)- מנגנון דינמי להצגת מבצעים, הצגת במבצעים הינה ע"פ הרשאה ברמת משתמש
  • האתר כולל כלי להעברת דואר אלקטרוני ישירות מן האתר .

אתר ספקים

  • אתר מיועד לספקים ובתי מלון ומשמש לעדכון מלאים של חדרים לפי תאריכים.
  • המלאים מתעדכנים אוטומטית במערכת ה Back office.

מנגנון להצגת מבצעים באתר – הקלסר האלקטרוני

כלי פרסום המאפשר להציג מבצעים שונים באתר.

  • ניתן לנהל מבצעים לתצוגה ללקוח/סוכן מסויים ו/או רשת מסוימת, להציג לכולם, להציג לפקיד מסויים וכ"ו.
  • מודול זה מאפשר ניהול ושליטה לגבי תצוגת מבצעים במסך Daily News באתר.
  • ניתן להציג מבצעים לפי חתך של ערים ותאריכים ולצרף לכל הודעת קובץ מצורף שיוצג באתר.

PNR TO DOCKET

המערכת מקשרת בין מערכת ההזמנות באתר האינטרנטי לבין מערכות ה Back office של סוכני הנסיעות (שעובדים עם תוכנת גלאור וDPC) ע"י יצירת ממשקי XML עם פרטי ההזמנה.

בישום זה ישנה גם תמיכה בתחזוקת טבלאות ההמרה עבור ממשקים אלו.

במערכת TOPS קיימים מודליים נוספים שיפורטו במידת הצורך כגון: מערכת טיולים מאורגנים.

שירות תיירות

הגדרת ועדכון טיסות

במודול זה ניתן להגדיר ולעדכן את הטיסות ופרטיהם: תאריכים, ימי יציאה, מס' טיסה, מסלול חברת תעופה, שעות טיסה וכו'. ניתן להגדריר גם סדרות של טיסות.

Seat Control

במודול זה מגדירים מס' מושבים שב OK ומס' המושבים ש WL לכל טיסה ברמת ספק וClass בחתך של תאריכים. כמו כן מוצגים מס' המושבים שנוצלו והפנויים.

בכל תאריך ניתן לקבל פירוט של ההזמנות שמשויכים לטיסה מסוימת.

מחירונים לטיסות

המחירונים מנוהלים בצורת דפים ברמת ספק וטיסה ( מסלול ומס' טיסה).

בכל דף מגדירים תנאים כללים: מטבע, Class, תאריכי תוקף, תאריכי הזנה ומחירים (ברוטו, ונטו ומיסי נמל).

קיים גם מנגנון שתומך בעדכון תוספות דלק ברמה גורפת לפי יעדים חברות תעופה.

הגדרת שירותים נוספים

במודול זה מגדירים שירותים נוספים כגון: סיורים ,אטרקציות (EXCURSION), וילות, העברות, רכבים ושירותים מיוחדים.

לכל אחד מהפריטים מעדכנים את תיאורו סוגיו מופעים שלו וכו'.ואם יש הערות קבועות לתקשורות.

הגדרת מחירונים לשירותים נוספים

המחירונים מנוהלים בצורת דפים ברמת פריט וספק. בכל דף מגדירים תנאים כללים: מטבע, סוג פריט, תאריכי תוקף ומחירים (מחירי ברוטו ונטו).

במקרה של רכבים, ישנה תמיכה בשדרוגים ותוספות שונות חלקם בתשלום בארץ או בחול.

הגדרת הקצאות לשירותים נוספים

ישנה אפשרות להגדיר הקצאות לחלק מהשירותים נוספים ברמת ספק, מוצר, סוג מוצר ותאריכים.

הגדרת חבילה

במודול זה מגדירים ומעדכנים חבילות.

לכל חבילה מוזנים תנאים כללים: תיאור, מטבע, סטטוס וסוג חבילה, שערי המרה למטבע, החבילה, יעדי החבילה והערות קבועות שיופיעו בתקשורות.

בנוסף, בכל חבילה ניתן להגדיר את מרכיביה (בתי מלון,טיסות ושירותים נוספים שנכללים בחבילה). לכל מרכיב בחבילה ניתן להגדיר נוסחה לחישוב הברוטו שמתבססת על מחיר נטו (במרכיב של בתי מלון ורכבים ניתן להגדיר חבילת ערים, כלומר: אפשרות לבחירת בית מלון כלשהו מתוך מאגר בתי המלון בחברה).

שאילתא חבילה

שאילתא המציגה חבילות שתקפות ליעד לתאריך ומאפשרת לבצע חישוב של מחיר חבילה.

מבין לקוחותינו: